تم تصميم مركز Google Business الجديد لزيادة فرص اللقاءات العفوية بين الموظفين داخل المكتب. في المقابل، أوقفت شركة Yahoo إمكانية العمل عن بُعد لموظفيها. وصرّحت ماريسا ماير، الرئيسة التنفيذية للشركة، بأن “الأشخاص يكونون أكثر تعاونًا وابتكارًا عندما يكونون معًا”.
في مجتمعنا العالمي الجديد، تتغير أساليب العمل بسرعة، وكذلك الحال بالنسبة للتعاون داخل المكاتب. فمع تطور التقنيات وتزايد المنافسة العالمية، أصبحت بيئة الأعمال أكثر تعقيدًا وترابطًا وديناميكية. ومع تطور نماذج العمل عن بُعد والعمل الهجين، لم يعد الأمر يقتصر على التواجد داخل المكتب فقط. فالناس باتوا يعملون حضورياً وافتراضياً، لذا يجب على المكاتب أن تتكيّف مع هذه الأساليب الجديدة في العمل. كل هذا يؤثر بشكل مباشر على الموظفين ومساحات عملهم.
في هذا السياق، يُعد تصميم المكتب من أجل تعاون الفريق أداة استراتيجية لتطوير الأعمال. فالمساحة المكتبية المصممة بشكل جيد والتي تشجّع على العمل الجماعي تُسهم في تعزيز الإبداع، وتحسين التواصل، وزيادة إنتاجية الفرق. إذا كنتِ ترغبين في أن تواكب شركتكِ تطورات العصر، فهذه المقالة موجّهة إليكِ.
كيف يُعزّز تنظيم المكتب التركيز والعمل الجماعي؟
البيئة المكتبية المُنظّمة بشكل جيد لا تتعلق فقط بالمظهر أو الترتيب – بل لها علاقة وثيقة بالإنتاجية وراحة الموظفات النفسية والجسدية. عندما يتم التخطيط لبيئة العمل بعناية، تشعر الموظفات براحة أكبر، وتقل مستويات التوتر، ويزداد التركيز على المهام. على سبيل المثال، المكاتب المرتبة، ومساحات التخزين المُنظمة، والكراسي المريحة تقلل الفوضى، وتحدّ من الإجهاد البدني، وتُهيئ بيئة تعزز الصحة الذهنية والجسدية.
المكتب المرتب يصنع فرقًا حقيقيًا في شكل يوم العمل. فهو يُمكّن الموظفات من العمل بكفاءة أكبر دون التشتت أو التباطؤ. عندما يكون لكل شيء مكان محدد، يصبح التركيز أسهل، ويسهل إنجاز المهام بسرعة. هذا الشعور بالإنجاز يعزز المعنويات، ويقلل من الإحباط، ويزيد من الطاقة العامة. وعندما تكون بيئة العمل نظيفة وسهلة التفاعل معها ذهنيًا، يسير اليوم بسلاسة أكبر. فالأمر لا يتعلق دائمًا بإنهاء المهام بقدر ما يتعلق بالاستمتاع أثناء القيام بها.
لكن التنظيم لا يقتصر على الجانب الشخصي فقط. وجود مساحات مُخصصة للتعاون وكذلك للتركيز الفردي يصنع فرقًا حقيقيًا. عندما توجد منطقة مريحة للعصف الذهني أو لحل المشكلات، يصبح التواصل أسهل. الإبداع يُحفَّز، وتتدفق الأفكار بشكل تفاعلي يُقوّي روح الفريق. المساحة التي تُتيح العمل الفردي والجماعي معًا تخلق توازنًا ديناميكيًا يساعد الفريق على الانطلاق والعمل بكفاءة.
وبما أن العمل الجماعي هو أساس بيئة العمل الحديثة، يظهر سؤال مهم: كيف نُحوّل هذه الديناميكية إلى واقع؟ من أبرز الإجابات هي إنشاء مساحة تعاون – مساحة مخصصة بالكامل لاجتماع الفرق من أجل التفكير والإبداع والحلول. فلنلقِ نظرة أقرب على سبب أهمية وجود مثل هذه المساحة في كل مكتب.
لماذا يحتاج كل مكتب إلى مساحة تعاون؟
إلى جانب اتباع الإستراتيجية المناسبة لتعاون الفريق، واختيار الأدوات الملائمة، والاستماع إلى احتياجات الزميلات، من المهم أيضًا إنشاء مساحة مكتبية مخصصة للتعاون تُشجّع الموظفات على العمل معًا.
المكتب هو مكان رائع لأفكار الأعمال الجديدة، والعمل، والتواصل بين الفرق وكل شيء آخر يُعتبر جزءًا كبيرًا من حياة الأعمال. يحظى تصميم مساحة التعاون في المكتب بالكثير من الاهتمام لأنه يشكّل صورة الشركة، ويدعم الثقافة المؤسسية، ويشجع على تطوير الإمكانات الإبداعية للموظفات، وبالتالي يساهم في نجاح الشركة.
ما الذي يجب أخذه بعين الاعتبار عند التخطيط لمساحة التعاون في المكتب؟
- أكبر عدد من الأفكار الإبداعية ينبثق من مجموعات من الخبيرات من أقسام مختلفة.
- ما يصل إلى 80٪ من العمل يتم إنجازه ضمن مجموعات صغيرة.
- وتُعد مساحة العمل واحدة من الأدوات الأساسية لتعزيز التفاعل بين الموظفات والإدارة.
- نادراً ما يحدث العمل الجماعي الفعّال في غرف الاجتماعات التقليدية. ففي الوقت الحاضر، أصبح التعاون دائمًا، وعفويًا، ويحدث في أي ركن من أركان المكتب طوال يوم العمل.
تُفضل الموظفات بيئة العمل التي تتوفر فيها العناصر التالية بسهولة: التفاعل مع الزميلات، أماكن التعاون داخل المكتب، الوصول إلى التكنولوجيا، ومساحة مخصصة لدعم أربعة أشكال من العمل:
- العمل الفردي؛
- العمل الجماعي؛
- العلاقات الاجتماعية داخل الفريق؛
- التدريب وتبادل المعرفة والخبرات.
ليس من الكافي فقط إعادة ترتيب الأثاث وتوقّع أن يصبح المكتب بيئة مثالية للتعاون وأن الموظفات سيبدأن في التفاعل بشكل أفضل – الأمر يتطلب تخطيطًا مدروسًا، وتعديلات في سياسة الشركة، وقليلاً من الحظ أيضًا.
فما هي المتطلبات التي يجب أن تُلبّيها مساحة المكتب لضمان أفضل مستوى ممكن من التعاون الداخلي بين الموظفات؟
أفكار لمساحات التعاون في المكتب
- أفضل تخطيط مكتبي لتعزيز التعاون
لقد أصبح التصميم المفتوح للمكاتب – حيث لا تفصل الحواجز أو الأبواب بين الموظفات – خيارًا شائعًا في الوقت الحالي. في الواقع، حوالي 70٪ من مراكز الأعمال تعتمد نموذج المكتب المفتوح. هذا النوع من التخطيط يُعد اقتصاديًا ويُمكّن الشركات من استيعاب عدد أكبر من الموظفات ضمن مساحة محدودة.
الميزة الكبيرة لهذه المساحات التعاونية هي سهولة التواصل بين الزميلات، خاصةً وأنهن غالبًا ما يكنّ على دراية ببعضهن البعض. فبمجرد العمل جنبًا إلى جنب، تبدأ الموظفات في فهم بعضهن بشكل أعمق، والتقاط أفكار الزميلات بسرعة، وتحقيق نتائج جماعية بشكل أكثر فاعلية.
بالإضافة إلى ذلك، يصبح من الأسهل الحفاظ على الانضباط داخل الشركة عندما تلتزم الجميع بالقواعد نفسها. وتُعد مساحة العمل المشتركة فرصة رائعة لعقد جلسات عصف ذهني عفوية أو لحل مشكلات معقدة. كما يمكن للموظفات الأقل خبرة أن يتعلمن الكثير ويكتسبن خبرات من خلال مراقبة زميلاتهن أثناء العمل.
في المقابل، يُعتبر ضعف التواصل أحد أكبر العوائق أمام بناء فريق عمل متناغم. فعندما لا يكون لدى قسم ما فكرة عمّا يقوم به القسم الآخر، أو عن حجم الضغط الواقع على الموظفات، تصبح الخلافات أمرًا لا مفر منه.
- أثاث مكاتب التعاون
ليس سرًا أن أثاث المكتب يعكس مدى نجاح الشركة. فكل زائرة، أو شريكة، أو عميلة ستُلاحظ أولًا كيف تم تجهيز مساحة العمل. الأثاث المريح والعملي يُعطي الموظفات شعورًا بالثقة في قوة شركتهن، ويُعزز من احترامهن لإدارة الشركة.
أما إذا كان الأثاث غير مريح، فتصبح بيئة العمل جحيمًا يوميًا. يجب أن يكون المكتب أو الكرسي مريحًا قدر الإمكان، حتى لا تعاني الموظفة من آلام في العينين أو الرقبة أو الظهر. لهذا السبب، من الضروري الانتباه ليس فقط لشكل الأثاث، بل أيضًا لأبعاده وحجمه. فالعمل المريح الذي يجلب المتعة يُسهم في زيادة النجاح، ومن ثم تحسين نتائج العمل بشكل عام.
أثاث التعاون في المكتب يُحسن الروح المعنوية للعمل، ويجمع جميع الموظفات في بيئة مريحة تساعد على تبادل الأفكار، ويتيح عقد اجتماعات تعاونية أو خاصة في جو بناء ولكنه ودي.
- مساحة الاستراحة المكتبية للتعاون
تؤثر الأصوات المختلفة في المكتب بشكل كبير على تركيز الموظفات وإنتاجيتهن. يحتاج العاملات إلى مكان هادئ ومريح حيث لا يتداخل شيء مع عملهن، ولهذا فإن تصميم مكتب التعاون لا يُمكن أن يكتمل بدون غرفة استراحة.
من الأفضل تنظيم منطقة للراحة في غرفة منفصلة. أي جزء من مساحة العمل، مفصول بحواجز أو خزائن، سيكون مناسبًا أيضًا. تساعد منطقة الاستراحة المجهزة بشكل جيد على تخفيف التوتر، والتعامل مع الضغوطات، وتسهيل التواصل والتفاعل.
يجب أن يكون أسلوب منطقة الاستراحة متماشيًا مع أسلوب المكتب بالكامل، أو متناسقًا مع باقي المساحة. عند اختيار أسلوب مساحة التعاون في المكتب، من المهم خلق جو مريح ودافئ حيث يزدهر الهدوء، والتواصل غير الرسمي، والاسترخاء التام.
على سبيل المثال، يمكن تزيين النوافذ بستائر ناعمة ونباتات، وتركيب مصابيح بإضاءة هادئة ودافئة. كما أن أحواض الأسماك، والنوافير الصغيرة، واللوحات الفنية ستساهم في خلق جو منزلي.
بعض الشركات توفر مناطق استراحة مزودة بحلبات سباق، ودراجات رياضية، وأجهزة ستبر، وأماكن للاستحمام. ليس سرًا أن النشاط البدني المنتظم يساعد الدماغ على العمل بشكل أفضل. بالطبع، هذا النوع من مناطق الاستراحة هو الأكثر فعالية، إذ يساعد الموظفات على التعافي بسرعة أكبر، لكنه يتطلب استثمارات كبيرة ومساحات واسعة.
تصميم المكتب التعاوني لحقبة العمل الهجين
مع ازدياد عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل، نشأت بعض التحديات الجديدة والمقاومة لأولئك الذين يعملون في الموقع. في هذه الأيام، لم يعد الموظفون مرتبطين فقط بالعمل في المكتب. إذا كان بعض الموظفين سيعملون من المكتب وآخرون من أماكن أخرى، يحتاج تخطيط المكتب إلى تعديل ليكون أسهل لهم للتفاعل والتعاون، حتى عندما يكونون في مواقع مختلفة.
إذا كنت تبحث عن تعزيز التعاون والعمل الجماعي عبر فرقك، فإن استخدام مبدأ “المكاتب المتنقلة” يعد خيارًا رائعًا. عادةً ما توجد مساحات مكتبية مرنة بلا مقاعد ثابتة. يمكن للموظفات المشاركة في الأنشطة المختلفة في المكتب، مما يعني أنهن يمكنهن التفاعل مع زميلات من أقسام أخرى.
من المهم أيضًا التفكير في كيفية استخدام المساحات لإجراء مكالمات Zoom ومؤتمرات الفيديو عند تصميم مساحات العمل الهجينة. هذه الوحدات تختلف عن وحدات مؤتمرات الفيديو التقليدية لأنها غرف مغلقة بصريًا ومعزولة صوتيًا، مما يجعلها مثالية لإجراء مكالمات الفيديو. كما أنها تضمن أن جميع المشاركات في المناقشة، بغض النظر عن مكان جلوسهن، يمكنهن التفاعل سوية. في هذه الأيام، لا تساعد المساعدات في المكتب فقط. بل يمكنهن أيضًا إجراء مؤتمرات الفيديو مع زميلات في مكاتب أخرى أو فرق عمل أخرى، مما يساعد المدراء على متابعة الأمور وحل أي مشكلات في التواصل.
من المهم أيضًا تضمين بعض المساحات المخصصة للقياس في المكتب. قد تكون غرفة مخصصة للدردشات السريعة، أو ركنًا للاستراحة لشرب الشاي، أو مساحة يمكن لعدد من الأشخاص العمل فيها بسلام. هذه المساحات مزودة بكافة تقنيات العمل الجماعي، حتى وإن كانت بعض فرق الدردشة خارج الموقع.
دمج مثل هذه العناصر في خطة مكتبك سيعزز العمل المشترك لفرقك الهجينة بغض النظر عن مواقعهن الجغرافية. إذا دمجت بين أماكن العمل الرقمية والمادية، فستخلق ثقافة من العمل الجماعي حيث يشعر الجميع بالراحة.
الكلمات الأخيرة حول أفكار مساحات المكتب
هل يرغب موظفاتك في مغادرة أماكن عملهن في أقرب وقت ممكن؟ لا حاجة للقول أن فعالية مثل هذا العمل ستكون محدودة. فقط من خلال نهج شامل ومتكامل في إدارة الأعمال يمكن لأي شركة أن تتطور بفعالية ونجاح. المكتب المثالي ليس مجرد مكان يأتي إليه الأشخاص للجلوس لمدة 8 ساعات، يؤدون فيه المهام اليومية بشكل آلي.
عندما يتم تخطيط تصميم المكتب بشكل جيد، ويُشجّع على التواصل والتعاون، فإن كلا من الموظفات وإدارة الشركة يحققان الفوز.
تساعد مساحة المكتب المشتركة المصممة بشكل جيد على جعل الموظفات يشعرن بالانتماء، وتجعلهن أكثر سعادة في العمل، وتزيد من إنتاجيتهن. من خلال مزج أنواع أماكن العمل التي توفرها – من المناطق المفتوحة للعمل الجماعي إلى المناطق الهادئة للعمل المركّز – يمكنك التأكد من أن موظفاتك يمكنهن أداء أفضل في أدوارهن.
من المهم أن يتم ترتيب التخطيط، والأثاث، ومساحات الاستراحة بشكل صحيح لضمان أن شركتك توفر أفضل ظروف عمل. علاوة على ذلك، إذا جعلت مساحة المكتب تعمل من أجل التعاون الفعلي والافتراضي على حد سواء، يمكن لفرقك العمل معًا بسلاسة، بغض النظر عن مكانهن. مع تغير أسلوب العمل، أصبحت مساحات العمل الهجينة والأدوات الرقمية بنفس أهمية تعزيز التعاون. إذا فكرت في جميع الأمور التي ناقشناها، ستكون خطوة أقرب إلى جعل شركتك أفضل من جميع النواحي وخلق مكان يمكن للأفكار أن تنمو فيه.
Add comment